Fototag im Kindergarten – Die richtige Kommunikation mit Kiga und Eltern

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Fototag im Kindergarten. Dabei geht es nicht nur um die Kommunikation mit den Eltern, die die Fotos am Ende kaufen sollen.

Da der Kontakt oft nur mittelbar über den Kindergarten zustande kommt, ist der richtige Umgang mit Erziehern und Kigaverwaltung auch von großer Bedeutung. Nur wenn alle Zahnräder ineinandergreifen, läuft das Uhrwerk, wie es soll. Investieren Sie deshalb etwas Zeit in den Feinschliff Ihrer Kommunikationsstrategie.

Vorbereitung und Information

Ein erfolgreicher Fototag will gut vorbereitet werden. In diesem Fall heißt das: Sowohl Erzieher als auch Eltern müssen gut über den Ablauf informiert werden.

Die Erzieher und das Kigapersonal sind Ihr Draht zu den Eltern. Stellen Sie also sicher, dass diese alles Wichtige rund um den Fototag gut verstanden haben und klären Sie alle offenen Fragen.

Falls Sie in Ihrer Kindergartenfotografie mit QR-Tagging arbeiten, ist es gut, wenn auch die Erzieher das Prinzip verstanden haben und überzeugt davon sind. Denn nur so können sie später auch alle Fragen der Eltern zum Fototag gut beantworten.

Folgende Punkte sollten Sie dem Kindergarten und den Eltern unbedingt vor dem Fototag mitteilen:

• Wann der Fototag stattfindet
• Ablauf des Fototags
• Wo Unterschriften zu leisten sind, zwecks DSGVO
• Welche Kleidung das Kind am besten (nicht) tragen sollte

Wichtig ist natürlich, dass der Termin für den Fototag hieb- und stichfest ausgemacht ist, bevor es ans Erstellen der Informationsmaterialien geht. Lieber einmal zu viel beim Kindergarten nachfragen, als im Nachhinein alles noch einmal neu ausdrucken zu müssen.

Lieber eine Erinnerung zu viel

Verteilen Sie Infozettel und hängen Sie Plakate auf, um möglichst viele Eltern zu erreichen. Gute Vorlagen und mögliche Designs für Ihre Kindergartenfotografie finden Sie in unserem kostenlosen Downloadpaket Kindergartenfotografie.

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Es empfiehlt sich, die Plakate zum Beispiel am schwarzen Brett oder an der Eingangstür des Kindergartens aufzuhängen. Meistens gibt es in einem Kiga nur eine Eingangstür. Das heißt, es kommen alle Eltern an Ihrem Aushang vorbei.

Auch die Menge macht’s: Ein einziger Aushang eine Woche vor dem Fototag wird nicht ausreichen. Eltern sollten mehrmals und auf verschiedenen Wegen erinnert werden. Fragen Sie ruhig mal im Sekretariat des Kindergartens an. Vielleicht kann der Fototag in der nächsten E-Mail oder dem nächsten Brief an die Eltern erwähnt werden. Viele Kigas benutzen mittlerweile auch einen WhatsApp-Verteiler zur Kommunikation oder können gegebenenfalls Kontakt zu einer Eltern-WhatApp-Gruppe herstellen.

Nutzen Sie den direkten Kontakt zu Ihrem Vorteil

Ein Vorteil der Kindergartenfotografie ist, dass Sie einen relativ direkten Draht zu den Eltern haben. Dadurch, dass sie ihre Kinder jeden Tag zum Kiga bringen und wieder abholen, gestaltet sich die Kommunikation recht einfach. Ein Informationsflyer oder Elternbrief über den Ablauf des Fototags kann von den Erziehern übergeben oder ins Fach gelegt werden. Falls Sie zur richtigen Zeit anwesend sind, können Sie die Eltern auch direkt ansprechen.

Die Sache mit dem Datenschutz …

Seit Mai 2018 ist die neue  DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) gültig. Im Datenschutz hat sich dadurch einiges geändert. Die wichtigsten 10 Anforderungen finden Sie hier zusammengefasst. Unter anderem ist es in der Kindergartenfotografie besonders wichtig geworden, vor dem Fototag die Erlaubnis der Eltern einzuholen. Nur dann dürfen Sie ihr Kind auch wirklich fotografieren. Dieser rechtliche Schritt kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen.

Sie können die Eltern zum Beispiel im Vorhinein auf einer Liste unterschreiben lassen, die ihnen von den Erziehern ausgehändigt wird. Diese Analogvariante ist wohl leider auch die lückenhafteste. Es passiert schnell, dass Eltern vergessen werden. Außerdem wollen manche Eltern nicht, dass andere ihre E-Mailadresse sehen. Und die ist für gewöhnlich Bestandteil einer solchen Liste.

Das Ganze geht online dann schon sehr viel leichter: Vor dem Fototag sendet der Kiga den Eltern per E-Mail einen Link zu. Über diesen melden die Eltern ihr Kind dann zum Fototag an und geben auch gleichzeitig ihr Einverständnis zur Fotoaufnahme. Zwei Fliegen mit einer Klappe!

Mehr über die Onlineanmeldung zum Fototag von GotPhoto erfahren Sie hier.

Manche Kindergärten sind bereits dazu berechtigt, Fotos von den Kindern zu machen. Die Grundlage hierfür ist der Vertrag zwischen Kiga und Eltern. Sie als Fotograf müssen dann nur noch einen sogenannten Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV-Vertrag) mit dem Kindergarten abschließen und können loslegen. Das erspart natürlich viel Arbeit.

Auf der Webseite von Datenschutz-Guru erfahren Sie alles Wichtige zum ADV-Vertrag. Dort gibt es auch ein kostenloses Vertragsmuster zum Herunterladen.

Sollten manche Eltern trotz Erinnerung vergessen haben, ihr Einverständnis vor dem Fototag abzugeben, kann man das auch noch kurzfristig vor Ort nachholen. Nehmen Sie hierfür einfach QR-Karten mit einem Einwilligungstext mit zum Fototag und lassen Sie die Eltern last minute unterschreiben.

Die wichtigsten Informationen rund um die DSGVO in der Schul- und Kindergartenfotografie finden Sie in unseren 11 häufigen Fragen zum Thema Datenschutz für Fotografen.

Organisation vor Ort

Informationen und Erinnerungen sind verteilt und die Rechte zum Fotografieren erteilt? Dann steht dem großen (Vormit-)Tag nichts mehr im Weg!

Wann kommen die ersten Kinder in den Kindergarten? Wie groß ist der Raum, in dem fotografiert wird? Wann sollen die Fotos von den Erziehern gemacht werden? All das sind Fragen, die Sie unbedingt vorab mit dem Kigapersonal geklärt haben sollten.

Sprechen Sie am Anfang des Fototags ruhig noch ein letztes Mal mit dem Personal den Ablauf durch. Ihr Organisationstalent wird sicher in Erinnerung bleiben und Ihnen für spätere Buchungen zugute kommen.

Kommunikation nach dem Fototag

Auch mit dem letzten Foto im Kasten liegt erst ein Teil der Kommunikation mit Eltern und Kiga hinter Ihnen.

Vergissmeinnicht!

Wenn der Fototag erst einmal vorbei ist, sind die Eltern mit ihrem Kopf nach ein paar Tagen schnell wieder ganz woanders.

Falls Sie online verkaufen, müssen die Eltern unbedingt eine Nachricht darüber erhalten, dass die Fotos bereitstehen. Wenn das bei Ihrem Onlineshopanbieter nicht automatisiert passiert, verschicken Sie noch mal E-Mails. Zusätzlich können Sie Zettel verteilen und Plakate aufhängen, um die Eltern zu erinnern. Sonst geraten selbst die schönsten Fotos manchmal in Vergessenheit.

Nach dem Fototag ist vor dem Fototag

Natürlich möchte man nicht nur einen Fototag machen und sich dann auf Nimmerwiedersehen verabschieden. Um im darauffolgenden Jahr wieder gebucht zu werden, muss man die Kommunikation aufrechterhalten.

Durch das QR-Karten-System und eventuelle Kontaktlisten haben Sie E-Mailadressen sammeln können. Nutzen Sie sie! Für Sonderangebote oder falls Sie ein Familienshooting am Nachmittag anbieten zum Beispiel. Gerade vor Weihnachten sollten Sie die Eltern unbedingt an ihre Fotos erinnern und Ihren Umsatz mit denselben Bildern noch einmal steigern.

Oder Sie machen eine Zufriedenheitsumfrage, um ein bisschen Feedback zu Vorbereitung und Ergebnis des Fototags zu bekommen. Onlinetools wie Questionstar (auch als Gratisversion verfügbar) bieten sich hier an.

Aber seien Sie vorsichtig – der Grat zwischen interessanten E-Mails und Spam ist schmal. Rechtlich gesehen dürfen Sie die Kunden nur dann kontaktieren, wenn ein Bezug zur erbrachten Dienstleistung besteht. Also in diesem Fall nur mit Angeboten zu Ihrem Fotobusiness. Kunden, die keine Bestellung getätigt haben, dürfen nicht kontaktiert werden.

Mehr Informationen dazu gibt es in diesem Artikel über die Auswirkungen der DSGVO auf das E-Mail-Marketing.

Ein letzter Rat: Seien Sie auf alles gefasst!

Kommunikation funktioniert immer in beide Richtungen. Genauso, wie Sie die Kontaktdaten der Eltern bekommen, haben diese natürlich auch Zugriff auf Ihre. Das heißt, ab und zu kann es passieren, dass sich ein Elternteil bei Ihnen meldet. Neben organisatorischen Fragen über den Ablauf des Fototags haben sie vielleicht auch Einwände oder äußern Sorgen.

„Wie komme ich jetzt an die Fotos meines Kindes?“ „Das ist mir alles zu teuer!“ „Werden die Aufnahmen drinnen oder draußen gemacht?“ Oder auch: „Warum werden die Aufnahmen ausgerechnet draußen/drinnen gemacht?“ „Landen die Bilder meines Kindes dann etwa für jeden sichtbar im Internet?“ …

Für Sie als Fotografen heißt das, dass Sie sich mit allen Aspekten Ihrer Kindergartenfotografie wie im Schlaf auskennen sollten. Wenn Sie einen Onlineshop haben, sollten Sie ihn auch genau aus der Kundenperspektive kennen. So sind Sie für alle Fragen gewappnet. In unserem Blogartikel über Businessplanung zur Hauptsaison können Sie mehr dazu nachlesen.

Durch gute Zusammenarbeit und ständige Kommunikation mit Kigas und Eltern wird Ihr nächster Fototag mit Sicherheit ein Erfolg. Und mit dem richtigen Zeitmanagement verläuft alles entspannter. Falls Sie nun noch Hilfe brauchen, um etwa Ihre Preise richtig festzulegen, dann lesen Sie gleich bei „Preisgestaltung leicht gemacht“ weiter.

Haben Sie noch mehr Tipps zur Kommunikation mit Kigas und Eltern? Dann teilen Sie sie mit uns und der Community! Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.