In 10 Schritten zum Erfolg bei Einschulungen

Möchten Sie eine Einschulung fotografieren oder sind Sie noch auf der Suche nach einer Schule, die noch keinen Fotografen hat? In diesem Artikel erklären wir Ihnen alle Schritte von Akquise und Vorbereitung bis hin zum Online-Fotoverkauf mit GotPhoto.

Vergessen Sie Fotomappen, denn heute ist der Onlineverkauf in Schulen ein Mehrwert! Unser Onlineshopsystem reduziert den Aufwand bei der Abwicklung erheblich und gibt Ihnen zudem die Möglichkeit, den Umsatz signifikant zu steigern: mit vielen unterschiedlichen Bildvarianten und einem großen Produktsortiment. Ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Fokussieren Sie sich wieder auf das Schönste an der Arbeit: das Fotografieren. Wir übernehmen alle lästigen Schritte für Sie: Bestellprozess, Zahlungsabwicklung, Fotoproduktion und Versand.

Ihre Kunden, die Eltern der Erstklässler, werden sich über den komfortablen Bestellvorgang freuen, denn sie können die Fotos bequem online auswählen und auf sicherem Weg bezahlen – was sich positiv auf den Umsatz auswirkt. Weiterer Pluspunkt: Durch das von GotPhoto bereitgestellte QR-Tagging stellen Sie sicher, dass Eltern ausschließlich Fotos der eigenen Kinder zur Auswahl bekommen. In Sachen Datenschutz ein gravierender Vorteil!

Last, but not least: Mithilfe der integrierten Kundendatenbank und der Newsletter-Funktion können Sie aktuelle Angebote im Handumdrehen an die Kunden schicken. Ergebnis: mehr Folgeaufträge.

Jetzt kostenlos herunterladen: Leitfaden für Fotografen zum Thema „Einschulung“.

Akquise und Vorbereitung

1. Schule kontaktieren, Termin vereinbaren

Für gewöhnlich sind die Sekretariate eine Woche vor Beginn des neuen Schuljahrs (siehe Tabelle mit Ferienterminen/Schulanfang je Bundesland) wieder besetzt. Wer noch keinen Termin hat, sollte spätestens jetzt einen vereinbaren, um sich als Fotograf für die Einschulung vorzustellen.

2. Das Schulsekretariat für Ihr Angebot begeistern

Dass Sie selbst hervorragende Fotografen sind, müssen wir Ihnen nicht erklären, aber das Schulsekretariat weiß das zumeist nicht, denn der Ruf als guter Fotograf eilt Ihnen in den wenigsten Fällen voraus. Also zum Termin unbedingt mitnehmen: eine Mappe mit Ihren besten Kinderportraits, idealerweise aus den Altersgruppen Grundschule oder Kindergarten. Studiofotos sind dafür genauso gut geeignet wie Bilder, die „on location“ entstanden sind. Was zählt, ist der „Wow“-Faktor, denn damit heben Sie sich von der Masse der Amateurfotografen, von selbst fotografierenden Eltern und von eventuellen Mitbewerbern positiv ab. Auch ein Foto Ihres mobilen Studios sollte nicht fehlen, damit das Schulpersonal weiß, wie viel Platz Sie benötigen.

Wichtiges Argument: Weder der Schule noch den Lehrern entstehen irgendwelche Kosten oder zusätzlicher Aufwand– also keine Pauschalgebühr verlangen. Ihre Priorität liegt bei Einschulungen auf den Portraits der Erstklässler: Deren Eltern und Großeltern, Tanten und Onkel, sind potenzielle Kunden. Sie wollen diesen wichtigen Moment im Leben ihrer Kinder in einmaligen und professionellen Fotos für immer festhalten – und lassen sich diese Bilder auch etwas mehr kosten!

Was außerdem zählt: Mit dem Einsatz der QR-Code-Technik können Sie der Schule – und später auch den Eltern der Erstklässler – 100-prozentigen Datenschutz garantieren: Die Eltern sehen bei der Bildauswahl ausschließlich die Fotos der eigenen Kinder. Besser kann die Privatsphäre nicht geschützt werden.

Beim Termin mit dem Sekretariat sollten Sie unbedingt festlegen, wo und mit welcher Ausrüstung Sie die Fotos am Tag der Einschulung machen wollen bzw. dürfen. Nicht abspeisen lassen mit B-Locations auf dem Schulhof, die bei schlechtem Wetter ungeeignet sind. Geeignete Orte für den Aufbau Ihres mobilen Studios sind zum Beispiel:

• Direkt in der Turnhalle (oft findet die Feierstunde hier statt)
• Flur in der Nähe des Eingansbereichs der Schule
• Flur vor einem Klassenzimmer der Erstklässler (falls geräumig genug)
• Mensa (falls vorhanden)
• Aula (falls vorhanden)

Wichtig: Vereinbaren Sie mit dem Sekretariat, dass das mobile Studio bereits eine Stunde vor Beginn der Feierstunde geöffnet sein darf und die Eltern der Schulanfänger darüber vonseiten der Schule informiert werden. Nach der Feierstunde werden Sie es nicht schaffen, alle Kinder zu fotografieren.

3. Produkte und Preise festlegen

Stolze Eltern und Großeltern zahlen stolze Preise – vor allem für professionelle Fotos von der Einschulung ihrer Kinder. Nicht selten geben sie für diese einmaligen Portraitaufnahmen 10 Euro oder mehr pro Bild aus (im Format 13 x 18 cm). Immer vorausgesetzt, dass Qualität und Service stimmen.

Sie sollten für Einschulungsportraits ein eigenes Preisprofil und ein spezielles Produktset einrichten und dies mit dem entsprechenden Album im Shop verknüpfen.

Nicht vergessen: Portraits mit „Wow“-Faktor sind bei der Postproduktion/Bildbearbeitung oft recht aufwändig. Auch die hierfür benötigte Zeit sollte beim Festlegen der Produktpreise berücksichtigt werden.

4. Produktion vorbereiten

Rechtzeitig vor dem Aufnahmetag sollten Sie noch die folgenden Dinge erledigen:

• Kennwortkarten (mit QR-Codes) anfertigen
  Registrierte Fotografen erledigen das im Handumdrehen (siehe Screenshot).
• Mobiles Studio vorbereiten
  Vorausgesetzt, das Schulsekretariat ist einverstanden, sollten Sie für den Aufnahmetag lieber zu viel als zu wenig Studioequipment einpacken. Zwei bis drei Blitze (empfehlenswert sind 400 Ws oder mehr Leistung pro Blitzkopf), portabler Studiohintergrund (am besten aus waschbarem Material wegen der unvermeidbaren Fußspuren), Ihre bevorzugten Lichtformer (Softboxen, Beauty Dish, Striplight, etc). Und alles, was Sie bei Ihren „On location“-Produktionen sonst noch brauchen.
• Passende Accessoires mitnehmen
  Studiohintergründe und Dekoartikel sind natürlich Geschmacksache, und es gibt oft nur einen schmalen Grat zwischen „Kitsch und Kunst“. Doch in der Praxis hat es sich bezahlt gemacht, mit geschickt eingesetzten und arrangierten Accessoires vor allem Kinderportraits aufzupeppen, ihnen eine individuelle Note zu geben. Viele Eltern und Großeltern stehen darauf. Stellvertretend für viele gleichwertige Angebote empfehlen wir einen Blick auf die Website des Deko-Spezialhändlers Woerner, dessen Sortiment zum Beispiel überdimensionale Bleistifte, Radiergummis und vieles mehr enthält.

Am Tag der Einschulung

Seien Sie früh vor Ort! In den meisten Fällen beginnen Einschulungsfeiern vormittags um 10 Uhr. Viele Eltern treffen mit ihren Kindern bereits früher ein, vor allem, wenn die Schulleitung sie vorab darauf hingewiesen hat, dass ein professioneller Fotograf bereits eine Stunde vor Beginn der Feier vor Ort ist. Selbst wenn sich vor der Feier nicht alle Eltern für eine Fotosession entscheiden, ist dies ein guter Zeitpunkt, sie über Ihr Angebot zu informieren. Vielleicht haben Sie auch einen Aufsteller mit Beispielfotos dabei, auf denen im Idealfall die mitgebrachten Accessoires im Einsatz zu sehen sind?

Wann der beste Zeitpunkt ist, die Kinder ins mobile Studio einzuladen, hängt vom Programm ab. Meist laufen Einschulungen so ab, dass die Schulanfänger zuerst (zum Beispiel in der Aula, der Mensa oder der Turnhalle) gefeiert werden und anschließend im Klassenzimmer ihre erste Unterrichtsstunde erleben. Wenn die Lehrer es gestatten, gehen Sie für ein Gruppenfoto in die Klassenzimmer mit. Lassen Sie die Kinder vor der Tafel in drei Reihen posieren: die hintere Reihe auf Stühlen, die mittlere davor auf dem Fußboden, die vorderste Reihe kniend. Lehrer oder Lehrerin stehen daneben.

5. Kunden ansprechen

Am Einschulungstag ist die Zeit knapp. Kinder und Eltern streben zumeist direkt aus dem Klassenzimmer nachhause, um dort den Rest des Tages mit der Familie zu verbringen. Sie vor Verlassen der Schule noch zum Porträt ins Studio zu bitten, ist eine gute „Einflugschneise“ für Sie. Viele Schulen bieten an diesem Tag den Kindern und ihren Verwandten auch an, in der Schulmensa (falls vorhanden) Mittag zu essen, um nicht mit leerem Magen nachhause zu gehen. Umso besser für Sie: Einfach die Leute aus der Warteschlange in der Mensa ins Porträtstudio bitten. Wartezeit hat sich selten sinnvoller nutzen lassen!

Wenn Sie ein freundliches, aber bestimmtes „Oh, wir haben heute bereits Fotos gemacht“ entgegnet wird, sollten Sie nicht mit der Frage zögern: „Bei einem Profifotografen?“ – gefolgt von einem dezenten Hinweis auf Ihr mobiles Studio, das kostenlose und unverbindliche „Sitting“, weil es keine Abnahmeverpflichtung gibt, usw. Vielleicht haben Sie auch „Verbündete“ vor Ort – etwa Ihre Kinder, die dieselbe Schule besucht haben und von Ihren Fotos begeistert sind?

• Wer interessiert ist, erhält sofort eine individuelle Kennwortkarte und wird gebeten, zum mobilen Studio zu kommen.
• Wichtig: Sagen Sie den Kunden gleich zu Beginn, dass die Kennwortkarte wichtig ist und nicht geknickt oder beschädigt werden sollte. (Natürlich gibt es auch Ersatzkarten, falls nötig.)

6. Im mobilen Studio

Eines vorweg: Mobile Studios sollten je nach Anlass mehr oder weniger gut abgeschirmt sein vor den Blicken neugieriger Zuschauer. Es zahlt sich aus, wenn Sie – gerade bei halböffentlichen Veranstaltungen wie Einschulungen – flexible Wandelemente zur Hand haben. Damit können Sie „Kiebitzen“ das Leben schwer machen, die von draußen ins Set hinein mit ihren eigenen Kameras oder Smartphones knipsen wollen. Klare Ansage: Sie sind die Profis, die Ihrer Arbeit nachgehen. Die anderen müssen „draußen bleiben“. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Kinder, die unsicher oder nervös sind, haben im abgeschirmten Studio meist mehr Vertrauen und geben sich lockerer. Unter uns: Die Kleinen haben an dem Tag schon genug Stress. Geben Sie ihnen im Studio die Gelegenheit, ein wenig aufzutanken. Das Ergebnis sehen Sie auf den Bildern!

• Jeder Schulanfänger wird zuerst mit der Kennwortkarte fotografiert, die seinen individuellen QR-Code enthält. Alle weiteren Fotos desselben Kindes benötigen keine Kennwortkarte mehr.
• Mehrere verschiedene Posen pro Kind fotografieren, mal mit, mal ohne Accessoires. Das zahlt sich später aus: je mehr Motive, desto mehr Bilder werden bestellt.
• Eltern und Verwandten anbieten, sich auch gemeinsam mit den Kindern fotografieren zu lassen. Solche Motive haben sehr hohen Erinnerungswert. Dabei denselben QR-Code verwenden.
• Nach den Aufnahmen drücken Sie den Eltern zum einen die Kennwortkarte in die Hand und bitten sie zum anderen, sich mit Namen und E-Mail-Adresse in eine Liste einzutragen. Das ist wichtig, damit Sie sie benachrichtigen können, sobald die Bilder in Ihrem Onlineshop zur Auswahl bereitstehen.
• Wichtig: Sagen Sie den Eltern, ab wann die Bilder im Shop zu sehen sein werden. Dabei gilt: Je schneller die Bilder online sind, desto glücklicher sind die Eltern – und desto eifriger wird bestellt.

Nachbereitung

Fotos im Speicher, mobiles Studio abgebaut? Dann nichts wie zurück, Daten sichern und Bilder bearbeiten. Je schneller die Kunden Ihre Auswahl zu Gesicht bekommen, desto besser. Die Erinnerung ist frisch, der Kaufimpuls stark.

7. Bearbeiten und Hochladen der Fotos

• Sie können die Fotos per FTP, Lightroom-Plug-in oder Browser in ein vorher angelegtes Album in Ihrem GotPhoto-Shop hochladen. Zudem möglich: Hochladen in kleiner Auflösung, Nachladen nach Bestelleingang, Integration in lokales Speichersystem.
• Beim Arbeiten mit QR-Codes ist es sinnvoll, die hochgeladenen Bilder im Album nach Aufnahmezeitpunkt zu sortieren und anschließend die QR-Code-Erkennung zu starten.

8. QR-Code-Erkennung durchführen

• GotPhoto erkennt die jeweiligen QR-Codes und erstellt automatisch individuelle Alben für jedes Kind. Wie genau die QR-Code-Erkennung bei GotPhoto funktioniert erklären wir in in diesem kurzen Video.

9. Eltern informieren

• Eltern per E-Mail informieren, dass die Aufnahmen zur Ansicht und Bestellung bereitstehen, und in der Mail noch einmal kurz erklären, wo und wie sie die Fotos finden.
• Falls die Kennwortkarte nicht mehr auffindbar ist: Zugangscode erneut per E-Mail mitteilen.

10. Den Rest erledigt GotPhoto

QR-Code Erkennung durchgeführt? Alben mit Preisprofil verknüpft? Glückwunsch! Dann sind Sie jetzt fertig mit der Arbeit. Ab jetzt übernimmt GotPhoto die folgenden Aufgaben:

• Bereitstellung der Fotos in Ihrem Onlineshop
• Abwicklung der Zahlungen (Vorkasse, Lastschrift, PayPal)
• Erstellung der Rechnungen
• Produktion, Versand und Nachverfolgung der Fotoprodukte über die gewählten Labore

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