12 häufige Fragen zum Thema Datenschutz für Fotografen (DSGVO)

Eine gute Nachricht gleich vorweg: Schul- und Kindergartenfotografie vollkommen DSGVO-konform abzuwickeln, ist gar nicht so kompliziert. Gerade auch wenn Sie einen Onlineshop zur Abwicklung Ihrer Fotoverkäufe verwenden, kommt es, sofern Sie sich für DSGVO-konforme Partner entscheiden, nur noch auf Ihre eigene Arbeitsweise an. Und die haben Sie selbst fest in der Hand.

Die zentrale Anforderung der neuen Datenschutz-Grundverordnung ist es, dass personenbezogene Daten nur auf rechtmäßiger Grundlage verarbeitet werden dürfen.

Unter anderem bedeutet das: Die Einwilligung aller fotografierten Personen bzw. – bei Kindern unter 16 Jahren die Ihrer Erziehungsberechtigten – muss im Voraus eingeholt werden. Erst dann können DSGVO-konforme Fotos gemacht werden.

Inhaltsverzeichnis:

1. Welche Möglichkeiten gibt es, eine wasserdichte Einwilligung einzuholen?

2. Verstößt ein Aushang zum Datensammeln in einer Kita gegen den Datenschutz?

3. Müssen beide Elternteile die Einwilligung unterschreiben? Und wie verhält es sich bei getrennt lebenden Eltern?

4. Braucht man für jeden Fototermin erneut eine Einwilligungserklärung?

5. Darf ich die Einwilligung auch nachträglich einholen?

6. Dürfen Kinder mit aufs Gruppenfoto, wenn für sie keine Einwilligung erteilt wurde?

7. Was muss ich gegebenenfalls bei der Akquise beachten?

8. Welche Daten müssen gelöscht werden?

9. Was ist mit Abmahnanwälten?

10. Braucht man auch von Pädagogen die Einwilligung? Was ist mit Erzieherbildern?

11. Wie soll ich die Richtigkeit gewährleisten, wenn mir der Kunde keine Neuerungen mitteilt?

12. Sind Bilder fürs Portfolio nun nicht mehr möglich?

1. Welche Möglichkeiten gibt es, eine wasserdichte Einwilligung einzuholen?

In einigen Fällen können Schul- und Kindergartenfotografen einen sogenannten Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV-Vertrag) mit der Einrichtung, in der sie fotografieren, abschließen. Einige Schulen bzw. Kindergärten verfügen nämlich bereits über die Einwilligung zum Aufnehmen von Fotos der Kinder – und davon können Sie profitieren. So müssen keine einzelnen Einwilligungen mehr eingeholt werden. Sie als Fotograf sind dann nicht länger Verantwortlicher, sondern der sogenannte Auftragsverarbeiter. Nicht jede Einrichtung allerdings kann diese Möglichkeit anbieten.

Weitere Wege zum Einholen der Einwilligung gibt es sowohl offline als auch online: Ein Aushang für den Haupteingang etwa ist einfach aufgesetzt. Hier können sich die Eltern eintragen, wenn sie ihr Kind zum Kindergarten bringen. Sobald sie sich hier freiwillig(!) einschreiben, ist auch davon auszugehen, dass damit ein implizites Einverständnis darüber vorliegt, dass andere die Daten in der Liste sehen können (siehe auch 2. zum Aushang zum Datensammeln).

Eine ebenso einfache Variante sind Zettel mit einem Einwilligungstext. Sie können von Ihrem Auftraggeber, also der Einrichtung selbst oder einem Elternrat, ausgeteilt und von Ihnen auch kurzfristig noch wieder eingesammelt werden.

Nutzen Sie GotPhoto für Ihre Fotoverkäufe, können Sie beim Fotografieren mit QR-Karten solche mit einem Einwilligungsabschnitt verwenden und die ebenfalls vorab austeilen.

Oder Sie greifen auf unsere Funktion der Onlineanmeldung zum Fototag zurück. Über die Einrichtung oder den Elternrat lassen Sie allen Eltern dann den entsprechenden Link zukommen.

Letztlich gilt: Jede Einrichtung ist individuell. Stimmen Sie Ihr Vorgehen also unbedingt gut ab! Sind Sie zudem mit allen Varianten vertraut, können Sie auf jede Situation angemessen reagieren.

2. Verstößt ein Aushang zum Datensammeln in einem Kiga gegen den Datenschutz?

Grundsätzlich handelt es sich bei dem Aushang bzw. dem Öffentlichmachen der (ausgefüllten) Liste um eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die also einer Rechtsgrundlage bedarf. Die Liste wird allerdings im leeren Zustand ausgehängt und das Eintragen von Daten erfolgt auf freiwilliger Basis. Ein Einverständnis über die Sichtbarkeit der Daten erfolgt also implizit.

Wenn Sie ganz und gar auf Nummer sicher gehen möchten, können Sie einen solchen Hinweis in dem Aushang auch ausformulieren: alle anderen Personen im Riga können die Daten sehen. Das sollte aber jedem, der sich einträgt, ohnehin bewusst sein.

Außerdem sollten Sie auf das jederzeitige Widerrufsrecht hinweisen und darauf, wem gegenüber genau die Einwilligung erteilt wird und wer E-Mails versendet.

3. Müssen beide Elternteile die Einwilligung unterschreiben? Und wie verhält es sich bei getrennt lebenden Eltern?

Grundsätzlich müssen beide Eltern der Fotoaufnahme zustimmen, ja. Nur im Falle des alleinigen Sorgerechts genügt die Zustimmung des berechtigten Elternteils.

Um aber nicht weiter in individuelle Familienstrukturen vorzudringen, formulieren Sie die Einwilligung so, dass ein Elternteil mit seiner Unterschrift ggf. das Einverständnis beider erteilt. Das könnte etwa wie folgt lauten: „Mit meiner Unterschrift willige ich ein, dass mein Kind am Fototag teilnehmen darf. Im Falle des gemeinsamen Sorgerechts bestätige ich zudem, dass auch der jeweils andere Erziehungsberechtigte hiermit einverstanden ist.“

4. Braucht man für jeden Fototermin erneut eine Einwilligungserklärung?

Im Grundsatz: nein. Solange die erteilte Einwilligung den Verarbeitungszweck des zukünftigen Fototermins mit umfasst, ist keine erneute Einwilligung notwendig. Der Text der Einwilligung muss also auch künftige Fälle abdecken. Sobald sich der Zweck oder maßgebliche Umstände der Datenverarbeitung ändern, ist dann allerdings doch eine neue Einwilligungserklärung erforderlich.

5. Darf ich die Einwilligung auch nachträglich einholen?

Diese Frage ist schnell mit einem klaren Nein beantwortet. Denn das bedeutet, dass Sie bereits unrechtmäßig Fotos gemacht haben.

6. Dürfen Kinder mit aufs Gruppenfoto, wenn für sie keine Einwilligung erteilt wurde?

Auch hier gilt ganz klar: nein. Die Zustimmung der Eltern muss in jedem Fall von Ihnen nachgewiesen werden können.

7. Was muss ich gegebenenfalls bei der Akquise beachten?

Am besten gehen Sie einfach persönlich in der Einrichtung vorbei. Das ist rechtlich gesehen unbedenklich und erfahrungsgemäß auch die erfolgreichste Methode.

Sie dürfen Ihre Akquisematerialien aber auch per Post an die Schule oder den Kindergarten versenden.

Bezüglich der Kontaktaufnahme via E-Mail und Telefon sollten Sie noch einmal überprüfen, was in Ihrem Bundesland erlaubt ist und was nicht.

Fürs persönliche Vorbeigehen gilt: Eine gute Vorbereitung ist alles. D.h.: Mit den Anforderungen der DSGVO sind Sie bestens vertraut und in der Lage, die Einrichtung in dieser Hinsicht zu beraten. Bringen Sie einen Beispieleinwilligungstext und eine Auflistung Ihrer Technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) mit. Mit Ihren TOMs zeigen Sie, dass und wie genau Sie die Sicherheit für den gesamten Datenverarbeitungsprozess gewährleisten.

Alles zum Definieren Ihrer TOMs erfahren Sie in unserem vollständigen DSGVO-Guide für Kindergarten- und Schulfotografen, der sich im Downloadpaket auf dieser Seite befindet.

8. Welche Daten müssen gelöscht werden?

Falls die Einwilligung z.B. widerrufen wird oder die Daten zu ihrem ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden, sind Sie zur Löschung aller personenbezogenen Daten verpflichtet. Gemeint sind damit „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (nach Art. 4 (1) DSGVO). Das gilt u.a. auch für Daten auf lokalen Festplatten oder Speicherkarten.

Eine Ausnahme besteht nur, falls die Verpflichtung zur Löschung der Daten mit anderen Gesetzen kollidiert, wie etwa mit der steuerlichen Aufbewahrungspflicht für Unternehmer. Sie besagt, dass Rechnungsdaten bis zu zehn Jahre aufzubewahren sind. Diese wiederum beinhalten natürlicherweise E-Mail-Adressen usw.

9. Was ist mit Abmahnanwälten?

Nunmehr ein Jahr nach Einführung der neuen Datenschutz-Grundverordnung gab es weniger Abmahnungen als befürchtet, dafür aber mehr als das Zehnfache an Beschwerden über nicht rechtmäßig verarbeitete personenbezogene Daten.

Zur groben Orientierung: Laut einem Artikel von SOS Datenschutz wurden bis Ende März diesen Jahres nur 5 Bußgelder verhängt.

In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie jegliche erforderliche Dokumentation nach DSGVO vorweisen können, um Sie im Zweifelsfall beweisbar gegen mögliche Abmahnungen verteidigen zu können.

10. Braucht man auch von Pädagogen die Einwilligung? Was ist mit Erzieherbildern?

Hier gibt es keine Sonderregeln. Für Bilder von Erziehern gilt die DSGVO wie bei jeder anderen Person. Holen Sie sich also am besten auch von Pädagogen und Erziehern eine Einwilligung ein. Denn andere Rechtsgrundlagen, wie die Interessenabwägung, können ein höheres Risiko der Unzulässigkeit der Datenverarbeitung mit sich bringen.

11. Wie soll ich die Richtigkeit gewährleisten, wenn mir der Kunde keine Neuerungen mitteilt?

Es wird davon ausgegangen, dass keine Pflicht besteht, aktiv auf den Kunden zuzugehen. Sie müssen Ihre Kunden also nicht etwa jeden Monat anschreiben und nach Neuerungen fragen. Wenn Sie aber Kenntnis von sachlich unrichtigen Daten hast, müssen Sie die vorhandenen Daten korrigieren.

12. Sind Bilder fürs Portfolio nun nicht mehr möglich?

Auch hierfür bedarf es einer Rechtsgrundlage und daher im Zweifelsfall der Einwilligung der fotografierten Person bzw. der Erziehungsberechtigten (siehe auch 3. zur Einwilligung der Eltern). Wenn also Bilder für das Portfolio genutzt werden sollen, empfiehlt es sich, die (erwachsenen) fotografierten Personen anzuschreiben und eine separate entsprechende Einwilligung einzuholen. Auch hierfür finden Sie eine entsprechende Vorlage in unserem DSGVO-Downloadpaket für Schul- und Kindergartenfotografen.

DSGVO-Downloadpaket für Kindergarten- und Schulfotografen

Das Beitragsfoto zu diesem Artikel kommt von Fotoleben by Julia Buck.